Être professionnel, c’est savoir gérer son temps, être structuré, répondre efficacement aux demandes et avoir une organisation qui permet de gérer chaque demande avec habileté. Autant face à vos clients et à vos partenaires que dans vos tâches de gestion administrative, certains outils vous aideront à gagner en efficacité et même, à réduire certains postes de dépense.

Signer vos documents directement depuis votre ordinateur, transmettre vos contrats et devis en quelques clics, adresser vos documents en toute sécurité à vos destinataires et communiquer clairement avec vos partenaires et clients, c’est aussi tout cela être un professionnel bien dans ses souliers. Consultez nos astuces pratiques qui faciliteront votre quotidien et qui vous permettront de gagner en professionnalisme par de petites actions infaillibles.

Transformer vos documents en PDF avec Adobe

Une règle importante lorsque vous échangez avec des professionnels, être performant dans l’écriture de vos courriels et dans la protection de vos documents en les envoyant en format PDF afin que ceux-ci ne changent pas de format et ne soient pas modifiables aisément par votre destinataire.

Pour cela, le leader des logiciels graphiques, Adobe, a mis à disposition du public un outil précieux et ultra efficace afin de transformer les fichiers désirés en documents PDF. Que ce soit pour des images, des documents Word, Excel ou PowerPoint, cette astuce vous permettra de convertir un PDF en ligne.

Laissez-vous guider parmi ces quelques étapes simples et sécurisez vos fichiers grâce à leur version PDF.

Tout d’abord, accédez au site d’Adobe puis inscrivez-vous, si cela n’est pas déjà fait, à l’aide d’une adresse mail, d’un compte Google, Apple ou Facebook et ce, en seulement quelques clics.

Accédez ensuite à toutes les fonctionnalités du site. Sélectionnez le ou les éléments désirés que vous insèrerez sur la plateforme depuis plusieurs endroits :

  • à partir de vos fichiers récents
  • de votre ordinateur
  • d’un compte de stockage ou de votre dossier « Documents ».

Une fois vos fichiers pris en compte, la plateforme les traitera pour les transformer en PDF. Ils s’ouvriront ensuite dans une fenêtre, d’où vous pourrez ensuite les télécharger sur votre ordinateur. Vos fichiers seront alors prêts à être stockés ou envoyés à vos destinataires aisément.

Signer électroniquement vos documents

Le monde évolue et les façons de signer aussi… De nos jours, la signature électronique est de mise et elle facilitera grandement toutes vos démarches. Certaines plateformes vous permettent d’envoyer certains documents à vos destinataires, clients, associés et de leur demander une signature directement en ligne.

Pour cela, rendez-vous sur Docusign, un service qui favorise la collaboration tout en préservant vos documents grâce à des normes de sécurité strictes.

Vous avez besoin de faire signer :

  • Un contrat ?
  • Un devis ?
  • Un bon pour accord ?
  • Une convention de stage ?
  • Un document dans les plus brefs délais ?

Il vous suffira d’utiliser Docusign, d’y créer un compte grâce à votre adresse mail, il sera préférable d’utiliser votre adresse mail professionnelle, car c’est celle qui s’affichera auprès de votre destinataire, puis d’indiquer votre nom, prénom et numéro de téléphone. Saisissez toutes vos informations et accédez à un essai gratuit de 30 jours.

Après avoir déposé vos documents sur la plateforme et les avoir téléchargés, vous pourrez saisir les destinataires, ajouter un message, indiquer qui doit signer ou parapher, qui peut consulter ou recevoir une copie du document.

D’autres fonctionnalités intéressantes vous permettront d’indiquer où signer exactement, où remplir des informations (telles que nom, prénom, etc…), où parapher et où cocher certaines cases. Une fois toutes vos consignes précisées, vos destinataires recevront un mail de notification qui leur indiquera exactement la marche à suivre afin de procéder à la signature.

Lorsqu’ils auront fait le nécessaire, vous recevrez immédiatement une notification, ainsi que votre signataire, avec le contrat signé et complété en pièce jointe. Si votre destinataire n’a pas encore signé, il recevra des emails de rappel pour lui indiquer que vous attendez toujours sa signature. Un service exhaustif et bien pensé qui vous permettra de gagner en professionnalisme, en efficacité et en productivité !

Apposer votre signature et obtenir celles de vos tiers n’aura jamais été si facile.

Tenir vos clients informés de toutes vos actualités avec MailChimp 

Et si vous communiquiez sur votre actualité et donniez des nouvelles à votre réseau de clients et de professionnels avec qui vous travaillez ?

Que cela soit pour souhaiter une bonne année, de bonnes fêtes de Pâques ou une joyeuse rentrée, il est toujours bon de vous manifester auprès de vos clients et de leur montrer que vous êtes présent et actif. Ils pourront ainsi plus facilement se rappeler de vous et faire appel à vos services.

Vous pourrez aussi simplement communiquer à propos de vos services et leur proposer de collaborer avec vous. Pour cela, MailChimp est une solution efficace et très facile d’utilisation !

MailChimp vous permet d’envoyer newsletters et emails de diffusion à la fréquence que vous souhaitez. Cela peut être très ponctuel comme plus récurrent, tout dépend de vos besoins.

Commencez par vous inscrire, vous pourrez ainsi créer votre liste de diffusion en téléchargeant les adresses électroniques de vos contacts ou en créant une liste de diffusion différente selon les messages que vous souhaitez envoyer, les pays, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Une fois votre audience ou vos audiences créées, élaborez votre campagne.

Cliquez sur « Campagne », choisissez le titre et composez le contenu selon vos envies et besoins : intégrez vidéos, images et textes que vous arrangerez à votre convenance.

MailChimp propose de nombreux outils de personnalisation et vous permet de créer le message qui vous ressemblera. Les outils à disposition vous permettront de faire preuve de créativité et, même, d’inclure des vidéos depuis YouTube.

Une fois satisfait du résultat, envoyez-vous un courriel test afin d’avoir une idée précise du prototype. Satisfait ? Diffusez votre campagne aux contacts que vous aurez choisis. Le plus ?

MailChimp vous fera un rapport des statistiques afin de savoir qui a ouvert le mail, qui a cliqué sur un lien éventuellement inséré dans votre mail et, ainsi, d’étudier l’impact de votre démarche.